Outsourcing – co to jest?

Co to jest outsourcing? Outsourcing (pojęcie pochodzi od outside-resource-using – używanie zewnętrznych środków do realizacji celów) to usługa pozwalająca wynająć zewnętrzną firmę, która zajmie się obsługą określonych procesów w przedsiębiorstwie. Bardzo dużym zainteresowaniem cieszy się obecnie obsługa informatyczna firm, ponieważ kompleksowa opieka IT wymaga stworzenia kompetentnego zespołu, który będzie posiadał specjalistyczną wiedzę. IT należy obecnie do najszybciej rozwijających się sektorów. Ciągłe zmiany, wprowadzanie nowych systemów i rozwiązań wymagają bieżącego śledzenia nowości rynkowych oraz poszerzania szczegółowej wiedzy, co wiąże się z dużymi inwestycjami w szkolenia. Zewnętrzna obsługa IT firm pozwala uniknąć tych kosztów i szybko uzyskać dostęp do wiedzy doświadczonych ekspertów.

Outsourcing IT – 8 zalet

Zarządzanie firmą wymaga korzystania z systemów informatycznych. Stopień rozbudowania struktury zależy przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa, branży i specyfiki działania, ale sprawny przesył elektronicznych informacji to podstawa współczesnego biznesu. Obsługa IT wymaga jednak stworzenia działu doświadczonych informatyków, którzy obejmą pieczę nad wykorzystywanym sprzętem, systemami i programami.

Firmy, które chcą zoptymalizować koszty i skupić się przede wszystkim na swojej podstawowej działalności, mogą zamówić outsourcing IT, który pozwoli zrezygnować z zatrudniania własnych specjalistów. Przedstawiamy najważniejsze zalety outsourcingu, które pozwolą Ci przekonać się, że rzeczywiście warto zainwestować w taką usługę.

I. Niższe koszty

Jedną z najczęstszych przyczyn korzystania przez przedsiębiorstwa z oferty outsourcingowej jest chęć obniżenia kosztów działalności. Zewnętrzna firma informatyczna pozwala zrezygnować z budowania własnego działu i zatrudnienia pracowników na etacie. Koszty obsługi infrastruktury informatycznej wtedy spadają, ponieważ nie musimy inwestować w rekrutację pracowników i ich zatrudnienie (wynagrodzenia, ubezpieczenia, podatki, benefity pozapłacowe, rozliczenia księgowo-kadrowe, organizacja odpowiednio wyposażonego stanowiska pracy itp.).

Stawki zewnętrznych dostawców, świadczących outsourcingowe usługi IT, zwykle są wyższe niż stawki godzinowe pracowników pełnoetatowych, ale większość firm zamawia usługi nie w pełnym wymiarze godzin. Firma outsourcingowa może zaproponować rozliczenia za wykonanie konkretnej usługi lub wykorzystane godziny. To oznacza, że pracodawca nie musi pilnować wydajności, płacić za nadgodziny, urlopy, pracę w soboty czy niedziele lub przestoje w pracy.

II. Uniknięcie problemów kadrowych

Obsluga informatyczna firm przez zewnętrznego dostawcę usług pozwala nie tylko obniżyć koszty pracy, ale i uniknąć wszelkich problemów kadrowych. Wystarczy dobrać pakiet dopasowany do potrzeb naszej firmy, aby błyskawicznie uzyskać pomoc specjalistów w swojej dziedzinie. W przypadku, gdy usługi nie wpiszą się w oczekiwania, bez problemu możesz np. nie przedłużyć abonamentu na kolejny okres i poszukać innej firmy outsourcingowej. Gdy zainwestujesz w rekrutację, szkolenia i podnoszenie kompetencji informatyków zatrudnionych we własnym dziale IT, ich odejście z pracy może zaś wiązać się ze stratą.

Outsourcingowe usługi IT to także gwarancja bezpieczeństwa i ciągłości działania, ponieważ zewnętrzny specjalista będzie dostępny w dowolnej chwili. Problemem przestają być zwolnienia chorobowe czy urlopy firmowego informatyka. Skorzystanie z dobrego outsourcingu IT najczęściej pozwala uzyskać telefoniczną pomoc konsultanta 24 h na dobę, dlatego nieprzewidziane awarie szybko są usuwane.

III. Oszczędność czasu

Outsourcing firmy daje możliwość oszczędności cennego czasu. Zewnętrzna opieka informatyczna firm pozwala szybko przenieść zadania związane z kompleksową budową i utrzymaniem infrastruktury IT na specjalistów w swojej dziedzinie. Dostawcy usług najczęściej posiadają bogate doświadczenie w pracy z Klientami prowadzącymi przedsiębiorstwa różnej wielkości i w różnych branżach, znają ich potrzeby i potrafią dopasować rozwiązania informatyczne, które rzeczywiście usprawnią przepływ informacji oraz ułatwią zarządzanie biznesem. Kadrze zarządzającej przedsiębiorstwem pomaga to uzyskać czas i skupić się przede wszystkim na podstawowej działalności firmy. To pozwala zwiększać produktywność i konkurencyjność, zdobywać nowe rynki i docierać z oferowanym produktami lub usługami do nowych Klientów. Pośrednią zaletą outsourcingu IT jest więc szansa na szybszy rozwój firmy, inwestycje i wyższe zyski.

IV. Dostęp do najnowszych technologii

Korzyści z outsourcingu IT wynikają nie tylko z obniżenia kosztów zatrudnienia personelu, ale także z braku konieczności inwestowania w najnowszy sprzęt, systemy i oprogramowanie oraz ich aktualizację. Własny dział IT wymaga stworzenia rozbudowanego zaplecza technicznego, jego monitorowania i opieki nad nim. Zewnętrzne usługi informatyczne dla firm to gwarancja dostępu do najnowszych technologii, sprzętu oraz zawsze aktualnego oprogramowania.

Przeniesienie infrastruktury IT do dostawców usług w chmurze pozwala uniknąć awarii dysków, serwerów czy innego sprzętu. To firma outsourcingowa dba o ciągłość działania i konfigurację w przypadku jakichkolwiek awarii, a dane Klienta są zawsze dostępne oraz bezpieczne. Outsourcing korzyści gwarantuje więc również w postaci obniżenia utrzymania fizycznego sprzętu i kosztownych przestojów w pracy (spowodowanych np. niedostępnością firmowych danych).

V. Doświadczony personel, który zagwarantuje wysokie wyniki

Obsługa informatyczna firmy świadczona jest przez jednostki, których specjalizacją jest branża IT. Takie firmy zatrudniają więc starannie dobrany personel, który często posiada wieloletnie doświadczenie w branży, na bieżąco poszerza kompetencje, śledzi rynkowe nowości i rozwiązuje niestandardowe problemy ze sprzętem, systemami oraz oprogramowaniem.

Informatycy najczęściej pracują wtedy dla wielu różnych Klientów, mają doświadczenie w rozwiązywaniu konkretnych problemów i są w stanie usunąć ewentualne awarie o wiele szybciej niż osoby zatrudnione w firmowym dziale IT, które nie spotkały się jeszcze z określonym zadaniem. Firma oferująca usługi outsourcingowe zatrudnia inżynierów, którzy specjalizują się w wielu wąskich dziedzinach informatyki, dlatego w przypadku jakiegokolwiek problemu z infrastrukturą IT w Twojej firmie, zawsze powinien znaleźć się w zespole ekspert, który szybko usunie nieprawidłowości.

Warto podkreślić, że korzyści outsourcingu IT wynikają również z dostępu do najlepszych fachowców. Zatrudnienie informatyków o podobnej wiedzy i doświadczeniu na etat wymagałoby o wiele wyższych nakładów finansowych i mogłoby być trudne. Zewnętrzne usługi IT pozwalają uniknąć inwestowania w informatyków, którzy niekoniecznie spełnią oczekiwania i potrzeby naszej firmy, a zajęci innymi projektami nie będą mieć czasu na wnikliwe poznawanie każdej nowej technologii. Zalety outsourcingu to dostęp do najnowszej, zaawansowanej i specjalistycznej wiedzy technologicznej.

VI. Certyfikowani specjaliści

Wiele firm świadczących usługi outsourcingu IT zatrudnia certyfikowanych ekspertów (np. posiadających Microsoft Certified IT Professional czy Cisco Certified Network Associate), którzy na polskim rynku są bardzo poszukiwani. Mniejsze przedsiębiorstwa rzadko mogą pozwolić sobie na etaty dla tak wysoko wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników (ze względu na ich oczekiwania płacowe). W przypadku outsourcingu IT można uzyskać wsparcie najlepszego eksperta, który pomoże rozwiązać konkretny problem.

VII. Niższe ryzyko awarii

Awarie systemu informatycznego zaburzają codzienną pracę firmy i powodują chaos organizacyjny, który najczęściej niekorzystnie odbija się na produktywności oraz zadowoleniu Klientów. Dostawcy oferujący outsourcing firm mogą przejąć opiekę nad serwerami, kopiami zapasowymi i oprogramowaniem. Zespół specjalistów dba o minimalizację ryzyka awarii, szybko wykrywa nieprawidłowości i je eliminuje, ponieważ od tego zależy zadowolenie Klienta i dalsza współpraca. Awarie sprzętu, oprogramowania i kopii zapasowych, obecność szkodliwego oprogramowania typu malware czy ransomware jest szybko wykrywana i usuwana.

Firmy zapewniające outsourcing IT dbają, aby infrastruktura informatyczna u ich Klienta była niezawodna i dostępna przez 24 godziny na dobę. Ciągły monitoring i ograniczanie ryzyka pozwala uniknąć ewentualnych przestojów w pracy firmy. Takiej opieki raczej nie zapewnią firmowi informatycy, którzy w danym momencie mogą skupić się na innym (równie ważnym) projekcie.

VIII. Usługi dostosowane do potrzeb

Korzyści z outsourcingu IT to także możliwość indywidualnego doboru usług. Klienci mogą podpisać umowę na całościową obsługę informatyczną firm lub zdecydować się jedynie na część usług (np. helpdesk IT, backup danych, administrację serwerami, zarządzanie siecią komputerową, diagnostykę problemów IT i serwis). Taka elastyczność współpracy pozwala dobrze wkomponować usługi IT w budżet firmy i płacić za czynności, które w naszym przedsiębiorstwie są najważniejsze.