Outsourcing usług informatycznych

Outsourcing IT cieszy się rosnącym zainteresowaniem zarówno firm z sektora MŚP, jak i dużych korporacji. Korzystają z niego m.in. jednostki, które nie potrzebują informatyków na cały etat oraz potrzebujące wparcia wąsko wyspecjalizowanego eksperta IT, który będzie w stanie rozwiązać specyficzne problemy ze sprzętem, serwerami czy oprogramowaniem. W ten sposób można skupić się na podstawowej działalności, obniżyć koszty i uniknąć konieczności rekrutacji oraz budowania i szkolenia własnego działu IT. Jakie usługi informatyczne dla firm warto outsourcingować?

Zewnętrzne usługi IT – kompleksowa obsługa czy częściowy pakiet?

Firma informatyczna oferująca outsourcing IT najczęściej proponuje swoim Klientom możliwość kompleksowej obsługi informatycznej lub wykupienie pakietu godzin na wsparcie zewnętrznych specjalistów w konkretnym, wąskim zakresie związanym z nowymi technologiami.

Kompleksowa opieka informatyczna firm obejmuje budowę i monitoring infrastruktury IT w firmie. Takie rozwiązanie często wybierają większe przedsiębiorstwa, dla których działania informatyczne nie są priorytetem w prowadzonym biznesie, ale chcą korzystać z najnowszych technologii, usprawniać przepływ informacji pomiędzy różnymi działami i automatyzować procesy. Pełna opieka informatyczna pozwala skupić się na podstawowej działalności, odciąża kadrę menadżerską od nadzoru nad systemami działającymi w firmie oraz gwarantuje ciągłość działania infrastruktury IT. To przekłada się na brak kosztownych przestojów i organizacyjnego chaosu w codziennej pracy.

Firma informatyczna gwarantuje wtedy m.in.:

  • bezawaryjność serwerów,
  • prawidłowe działanie systemów i programów,
  • bieżące aktualizacje oprogramowania,
  • ochronę przed zewnętrznymi atakami przez złośliwe oprogramowanie,
  • kompleksowe zabezpieczenie danych,
  • wsparcie w sytuacjach kryzysowych,
  • diagnostykę i usuwania awarii,
  • profesjonalną administrację serwerami,
  • zarządzanie siecią komputerową w firmie,
  • porady doświadczonych ekspertów (m.in. możliwość telefonicznego kontaktu 24 h na dobę).

Częściowa obsługa IT dobrze sprawdzi się dla firm, które nie potrzebują pełnego zakresu usług informatycznych, ale pomocy jedynie w konkretnych procesach. Takie rozwiązanie często wybierane jest także, aby uzyskać wsparcie dla firmowego informatyka lub działu informatycznego w sytuacjach kryzysowych czy pomoc w rozwiązywaniu specyficznych problemów przez eksperta o wąskiej specjalizacji. Abonament w pakiecie godzinowym pozwala zoptymalizować koszty obsługi IT i płacić wyłącznie za wykorzystane godziny pracy specjalisty. Zawsze warto zapoznać się z dokładnym zakresem usług w ramach danego pakietu, ponieważ abonamenty poszczególnych firm mogą nieco różnić się od siebie.

Usługi informatyczne – helpdesk IT

Firmy, które nie chcą inwestować w kompleksową opiekę informatyczną, mogą podpisać umowę na helpdesk IT. Rozwiązanie to pozwoli uzyskać wsparcie w awaryjnych sytuacjach, skonsultować ze specjalistą problemy pojawiające się ze sprzętem, działaniem systemów czy programów wykorzystywanych do codziennej pracy poszczególnych działów.

Firma informatyczna, która podpisuje umowę na obsługę helpdesk, najczęściej zapewnia stałe wsparcie zdalne i telefoniczne dla pracowników zatrudnionych w jednostce ich Klienta oraz pomoc z dojazdem do biura (gdy diagnoza i naprawa problemu tego wymaga). Szybka reakcja na zgłoszone awarie i usterki gwarantuje ograniczenie chaosu w organizacji codziennej pracy.

W ramach helpdesk IT można uzyskać wsparcie eksperta w wyborze i zakupie nowego sprzętu komputerowego, jego montażu i obsłudze (np. informatyk przeprowadzi szkolenie dla pracownika, który będzie odpowiedzialny za nowy sprzęt). Podobne wsparcie dotyczy zakupu i wdrażania nowego oprogramowania biurowego czy specjalistycznego (np. systemy ERP), szczegółową instrukcję w korzystaniu z nowych narzędzi i aplikacji. Specjalista może pomóc dobrać usługi telekomunikacyjne (w celu optymalizacji ich dotychczasowych kosztów).

 

Outsourcing IT – diagnostyka problemów informatycznych i usługi serwisowe

Outsourcing IT powinien zapewnić firmie przede wszystkim sprawne działanie sprzętu komputerowego i wykorzystywanego oprogramowania. Awarie i drobne problemy często uniemożliwiają pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków, co zaburza harmonogramy prac, może opóźniać terminy realizacji zleceń dla Klientów oraz niekorzystnie wpływa na produktywność.

Zaburzenie w ciągłości pracy dla firm oznacza mniejsze lub większe straty, a nawet może wpłynąć na utratę kluczowych Klientów czy pogorszenie opinii w środowisku. Nic więc dziwnego, że zarówno małe, jak i średnie oraz duże przedsiębiorstwa chętnie wykupują zewnętrzne usługi IT polegające na diagnozie i naprawie sprzętu oraz oprogramowania.

W ramach takiego abonamentu, doświadczeni inżynierzy mogą zająć się m.in. naprawą:

  • systemów operacyjnych,
  • stacji roboczych,
  • urządzeń peryferyjnych (skanery, drukarki, monitory, faksy itp.).

W umowach na diagnostykę i serwis firmy informatyczne często zapewniają dostarczenie zastępczego sprzętu stacjonarnego, mobilnego i peryferyjnego, dzięki czemu czas naprawy nie zaburzy normalnej pracy. Eksperci z firmy świadczącej outsourcing IT mogą objąć nadzór nad procesem naprawy sprzętu przez producenta (w ramach umów gwarancyjnych), sprawdzą, czy wszystkie usterki zostały prawidłowo usunięte, a sprzęt jest sprawny i wydajnie działa, dopilnują obowiązujących terminów.

 

Opieka IT – ochrona i backup danych

Opieka IT przez zewnętrzną firmę może skupiać się nie tylko na prawidłowym działaniu sprzętu i oprogramowania, ale także na ochronie danych gromadzonych w firmie. Wiele służbowych informacji jest poufnych i wymaga prawidłowego zabezpieczenia. Bazy danych to także materiały, które pozwalają na ciągłość pracy w firmie, a szybki dostęp do poszczególnych informacji może przełożyć się na podpisywane kontrakty czy satysfakcję Klientów ze sprawnej obsługi.

Przedsiębiorstwa coraz większą wagę przywiązują do wdrożenia nowoczesnych i skutecznych systemów ochrony danych. W ofertach outsourcingu IT dostępne są usługi z tego zakresu – wtedy to eksperci w swojej dziedzinie będą czuwać nad ochroną danych w firmie. W ramach takiej umowy doświadczeni informatycy mogą zająć się zabezpieczeniem stacji roboczych kadry zarządzającej i pracowników poszczególnych działów, zaszyfrować dane na urządzeniach przenośnych i dyskach, zaszyfrować służbową pocztę elektroniczną.

Usługi informatyczne z tego zakresu obejmują także:

  • profesjonalne odzyskiwanie utraconych danych,
  • tworzenie, archiwizację i zarządzanie kopiami zapasowymi,
  • instalację programów do archiwizacji baz.

Wdrażanie systemów backupowych zwykle połączone jest ze szkoleniem dla pracowników, którzy otrzymują szczegółową instrukcję pozwalającą im szybko poznać nowe rozwiązania i sprawnie z nich korzystać.

Obsługa informatyczna firm – administracja serwerami

Obsługa informatyczna firm często obejmuje administrację serwerami. Skorzystanie z outsourcingu IT z tego zakresu dobrze sprawdzi się w firmach, które nie mają własnego działu informatycznego lub poszukują wsparcia dla informatyka, który na co dzień skupiony jest na innych projektach. Zewnętrzne wsparcie zapewni prawidłowe działanie i bezpieczeństwo serwerów i systemów operacyjnych.

Specjaliści z zewnętrznej firmy zajmą się wtedy kompleksową administracją serwerami i systemami operacyjnymi firmy (m.in. systemami poczty elektronicznej), zainstalują serwery aplikacyjne, kolejkowe i bazodanowe. Na bieżąco będą śledzić działanie urządzeń pamięci masowej, serwerów, aplikacji i wykupionych usług oraz wdrażać rozwiązania pozwalające optymalizować zagrożenia, które mogłyby zaburzyć pracę serwerów.

Klienci zwykle otrzymują:

  • dostęp do statystyk,
  • pomoc w konfiguracji usług,
  • pomoc w optymalizacji wydajności systemów.

Specjalista IT zadba również o aktualizację baz danych i systemów operacyjnych, zabezpieczenie serwerów czy działanie zasilania i urządzeń UPS.

Obsługa IT – zarządzanie siecią komputerową

Częściowa obsługa IT dla firm może obejmować umowę na zarządzanie siecią komputerową. Takie usługi informatyczne to wygodne rozwiązanie dla firm z różnych branż, które chcą zoptymalizować działanie wewnętrznej sieci komputerowej.

Inżynierowie z firmy oferującej outsourcing IT pomogą wtedy skonfigurować zapory antywirusowe, routery i przełączniki, urządzenia sieciowe oraz inne elementy sieci komputerowej. Zaprojektują sieć bezprzerwową w firmie, będą obsługiwać sieci LAN/WAN czy rozbudują całą strukturę teleinformatyczną. Zajmą się stałym monitoringiem oraz zapobieganiem usterkom sieci, na bieżąco będą kontrolować bezpieczeństwo, diagnozować i usuwać awarie.

Zewnętrzny informatyk może także:

  • przygotować i wdrożyć firmową stronę internetową,
  • rejestrować strony internetowe i pocztę,
  • objąć pieczę nad umowami hostingowymi,
  • zająć się administracją usług w chmurze.

Kolejną częścią usług z tego zakresu często jest weryfikacja oprogramowania pod kątem jego legalności i administracja wykupionymi licencjami, aktualizacja wykorzystywanego oprogramowania antywirusowego, konfiguracja ustawień służbowej poczty, Internetu oraz urządzeń mobilnych.